Como implementar e preparar sua empresa para funcionar adequadamente

É responsabilidade do empreendedor assegurar-se de que o seu empreendimento esteja em conformidade com a legislação. Isso inclui desde a segurança do estabelecimento comercial até a regularização financeira para com o fisco.

Com tantas responsabilidades como o pagamento de salários, controle de estoque e planejamento de promoções, é comum se perder entre os impostos a serem pagos como proprietário de uma empresa. Nesse ponto, muitos empreendedores recorrem à auditoria fiscal para organizar todas as obrigações.

A auditoria fiscal é uma aliada valiosa para qualquer negócio, entretanto, preparar a empresa para esse processo pode ser desafiador. Por isso, elaboramos este guia para simplificar, tornar mais fácil e prático esse procedimento.

O que envolve a auditoria fiscal?

A auditoria fiscal, também chamada de auditoria tributária, consiste em uma análise minuciosa das informações, atividades e sistemas fiscais de uma empresa.

Essa avaliação verifica se as operações e procedimentos fiscais estão em conformidade com a legislação tributária vigente, assegurando que todos os impostos e obrigações acessórias sejam declarados e pagos corretamente.

Qual a importância dessa prática?

A auditoria fiscal é fundamental para garantir a saúde financeira e operacional de uma empresa. Ela possibilita aos gestores uma visão clara da situação fiscal do negócio, identificando possíveis incoerências que podem resultar em multas ou processos legais. 

Ao identificar tais pontos, o processo auxilia a empresa a evitar penalidades e outras sanções, decorrentes de declarações fiscais equivocadas ou pagamento inadequado de impostos.

Além disso, a auditoria fiscal capacita a empresa a aprimorar seus processos internos e a gestão financeira, prevenindo problemas futuros através da implementação de controles e procedimentos adequados.

Essa melhoria contínua contribui para estabelecer uma boa reputação junto aos órgãos reguladores e aumenta a confiança de todos os envolvidos: colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros.

Como é o processo de auditoria fiscal?

O processo de auditoria fiscal é bastante burocrático e compreende diversas etapas. Aqui apresentamos uma visão geral de como geralmente é conduzido:

• Preparação e planejamento: o auditor realiza uma avaliação inicial para compreender as operações da empresa, seu ambiente fiscal e os sistemas contábeis;
• Revisão de documentos: a etapa seguinte envolve a coleta e análise de todos os documentos fiscais pertinentes, como declarações de impostos anteriores, recibos, registros contábeis e de transações;
• Análise minuciosa: com base nos documentos reunidos, o auditor examina detalhadamente as práticas contábeis e fiscais da empresa. Nessa fase, são analisados impostos como:
  • ICMS – Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços;
  • ICMS-ST – Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços por Substituição Tributária;
  • PIS – Programa de Integração Social;
  • COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
  • IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
  • II – Imposto de Importação;
  • ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
  • IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
  • CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  • CPRB – Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta;
  • INSS – Instituto Nacional do Seguro Social.
• Identificação de problemas e riscos: Durante a análise, o auditor aponta questões específicas, como subdeclaração de impostos, erros nos cálculos fiscais ou descumprimento de obrigações acessórias;
• Relatório de auditoria: ao final da análise, o auditor elabora um relatório com suas descobertas. Nele, são destacadas as áreas problemáticas e recomendações de correção;
• Ações corretivas e acompanhamento: a empresa implementa as recomendações do relatório de auditoria para sanar as deficiências. O auditor pode realizar visitas de monitoramento para verificar a eficácia das correções.

Quando é o momento ideal para realizar uma auditoria fiscal na sua empresa?

Considere realizar uma auditoria quando perceber que as operações fiscais estão se tornando mais complexas ou ante alterações na legislação tributária.

Além disso, se a empresa passou por um crescimento significativo, fusões, aquisições ou reestruturações recentes, é crucial revisar os procedimentos e controles fiscais por meio de uma auditoria.

Outro indicativo relevante são inconsistências ou erros recorrentes nos relatórios fiscais e financeiros, sugerindo a necessidade de uma avaliação mais aprofundada.

Empresas também devem considerar auditorias periódicas como parte das boas práticas de governança corporativa. Essas avaliações regulares previnem erros graves e garantem que a empresa esteja em conformidade, melhorando suas práticas fiscais e reduzindo o risco de penalidades.

Como preparar sua empresa para uma auditoria?

Para preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal, é essencial um processo ativo de gestão, organização e disponibilização de informações. A seguir, listamos os pontos-chave para garantir que a empresa esteja sempre pronta para auditorias:

• Mantenha registros precisos: certifique-se de que todos os registros financeiros sejam precisos e atualizados. Isso inclui documentos de vendas, compras, recebimentos e pagamentos;
• Verifique a conformidade com as leis fiscais: assegure-se regularmente de que a empresa está cumprindo todas as obrigações fiscais e contábeis conforme a legislação vigente;
• Realize uma auditoria interna antes da externa: tais auditorias auxiliam na identificação e correção de discrepâncias antes de avaliações externas – ferramentas de gestão como o PagVendas são valiosas nesse contexto;
• Capacite sua equipe: garanta que sua equipe esteja bem informada sobre as normas contábeis e fiscais aplicáveis à sua operação.

Gestão eficiente com o PagBank

Manter a organização em sua empresa pode ser desafiador para quem não possui as ferramentas adequadas. Utilizar recursos de conciliação financeira, como o Concil Card do PagBank, pode ser um diferencial entre o sucesso e o fracasso do negócio. 

Esse serviço facilita a conferência das transações, garantindo a correta execução dos pagamentos e a cobrança de taxas conforme o acordado.

Com informações detalhadas de valores, ticket médio e quantidades, você terá a transparência necessária para uma conciliação bem-sucedida.

Ao adotar soluções como o Concil Card, você não apenas prepara sua empresa para auditorias, mas também melhora consideravelmente a gestão diária.

Esse controle aprimorado permite decisões financeiras embasadas em dados confiáveis e precisos, fortalecendo a saúde econômica da empresa.